Сьогодні оператори транспортування стикаються з невпинним тиском: клієнти очікують видимості в реальному часі, водії вимагають простіших робочих процесів, а неймовірно тонкі поля не залишають місця для помилок. Процеси, які виконуються вручну, від пропозиції та відправлення до виставлення рахунків, створюють вузькі місця, які знижують маржу та стримують зростання.
Шлях вперед ясний: оцифруйте та автоматизуйте. Оператори, які використовують технології, не просто скорочують відходи; вони розумніше масштабуються, покращують обслуговування та ростуть без збільшення штату. Том Берк, керівник групи продуктів постачальника послуг логістики CargoWise Landside, попереджає: «Важдивідправники просто не будуть використовувати вас, якщо у вас немає найсучасніших технологій».
Пам’ятаючи про цю невідкладність, ось п’ять найбільших викликів сучасного перевезення та найкращі практики, які використовують провідні оператори для їх подолання.
1 Оцифруйте тарифи, пропозиції, замовлення та відправлення
Швидке реагування на запити клієнтів тепер є стандартом. Ручні процеси сповільнюють роботу операторів і розчаровують клієнтів, які очікують швидких і точних відповідей. Одна пропозиція може вимагати кількох електронних таблиць, перевірок пробігу та розрахунків плати за проїзд. Результат: непослідовне ціноутворення, втрачені можливості та напружені відносини.
Провідні оператори централізують і оцифровують котирування та відправлення, щоб швидше відповідати, зменшувати кількість помилок і залучати більше бізнесу. Завдяки консолідації факторів вартості — паливні надбавки, плата за рефрижератор, дорожні збори та всі додаткові приналежності — вони усувають вузькі місця у котируванні. Запити, які раніше займали кілька днів, тепер виконуються за хвилини, а пропозиції надходять безпосередньо до замовлень і відправки. Клієнти отримують прозорі професійні документи, які створюють довіру та зміцнюють довгострокові відносини.
Одна вантажоперевізна компанія середнього розміру ілюструє різницю. До автоматизації він міг обробляти лише 60–70 запитів клієнтів на день, а великі запити часто займали кілька днів. Після впровадження цифрової системи вона може обробляти 200 пропозицій на день і обробляти запити пропозицій за години. Клієнти також отримали більше впевненості в результатах і більше не оскаржують більшість пропозицій. За словами менеджера компанії, «це змушує нас виглядати більшою компанією, ніж ми є».
2 Оптимізація взаємодії драйверів
Водії знаходяться в центрі перевезень, але надто часто їхній час поглинається паперовою роботою, телефонними дзвінками та поїздками в офіс. Кожна година відсутності на дорозі означає зростаюче розчарування, зростання обороту та зменшення можливостей обслуговування. Диспетчери витрачають дні на повторювані дзвінки, а клієнти чекають оновлень.
Прогресивні перевізники оснащують водіїв мобільними інструментами, які спрощують їхній день, пришвидшують спілкування та покращують прозорість. Інструкції надсилаються на мобільні пристрої, підтвердження доставки фіксується на місці, а оновлення миттєво надходять у систему керування транспортуванням (TMS). Диспетчери переходять від пошуку драйверів до керування винятками, а клієнти отримують оновлення в реальному часі.
Вплив очевидний. Понад 70% водіїв кажуть, що мобільні програми допомагають їм краще виконувати роботу. Деякі оператори повідомляють про потроєне співвідношення кількості водіїв і диспетчерів, що забезпечує зростання без чисельності персоналу. Менше паперової роботи також підвищує задоволеність роботою, знижуючи дорогу плинність кадрів.
Як каже Берк, «водій не отримує грошей за будь-який час, який не проводить за кермом».
3 Автоматизуйте час очікування, відстеження та видимість
Кожна година простою в перевезенні має свою ціну, і ці витрати швидко підривають низьку маржу. Затори в портах і терміналах можуть додати сотні доларів на день у вигляді зборів за затримання або зберігання. Без чіткої документації клієнти оскаржують рахунки-фактури, а оператори витрачають час на обґрунтування плати. Тим часом вантажовідправники очікують постійних оновлень. Телефонних дзвінків і електронних таблиць уже недостатньо.
Конкурентоспроможні оператори забезпечують безперервну видимість із автоматичним відстеженням та оновленням подій, що зменшує суперечки та втрату часу. Геозонування та тригери в реальному часі автоматично фіксують час очікування, створюючи цифровий запис, який захищає маржу та підтверджує плату за затримання або зберігання. Оновлення надходять безпосередньо до вантажовідправників і експедиторів, скорочуючи диспетчерські виклики. Інтеграція через електронний обмін даними (EDI) та інтерфейси прикладного програмування (API) забезпечує узгодженість даних у системах, тому водії, клієнти та оператори бачать однакову інформацію.
Результати переконливі. Оператори, які застосували автоматизацію, подвоїли дохід на одного працівника, масштабували без збільшення штату та скоротили суперечки за допомогою цифрового підтвердження часу очікування. Обсяг диспетчерських викликів знизився, оскільки клієнти отримували оновлення, перш ніж запитувати.
4 Оптимізуйте виставлення рахунків і розрахунки
Кілька проблем завдають шкоди операторам дренажу сильніше, ніж виставлення рахунків. Ручні процеси створюють помилки, які викликають суперечки, затримують платежі та погіршують відносини з клієнтами. Для операторів, які вже працюють на низькій маржі, повільне або неточне виставлення рахунків швидко стає проблемою грошових потоків.
Лідери галузі оптимізують виставлення рахунків і розрахунки за допомогою цифрових робочих процесів, які прискорюють грошові потоки та зміцнюють довіру клієнтів. Завдяки автоматичному оцінюванню відправлень і створенню рахунків-фактур того ж дня вони замінюють ручну звірку точністю та швидкістю. Супровідні документи надходять безпосередньо з мобільних додатків і системної інтеграції, гарантуючи, що кожне стягнення сумісно збігається з записом про відправлення. Клієнти отримують деталізовані рахунки-фактури, а водії отримують надійну оплату, що зменшує тертя в платіжному циклі.
Здобутки значні. Цикли від замовлення до рахунка-фактури, які раніше тривали до 10 днів, тепер скорочуються до одного або двох. Суперечки різко зменшуються, оскільки детальні рахунки з повною документацією зменшують плутанину. Якщо колись виставлення рахунків-фактур вимагало паперової роботи, яка може викликати помилки, то тепер цей процес безперешкодно працює у фоновому режимі.
Берк каже: «Повільне виставлення рахунків — це все одно, що залишати гроші на столі».
5 Відданість організації цифровій трансформації
Технологія сама по собі не сприяє трансформації. Навіть найкращі інструменти зазнають невдачі без участі лідерів і впровадження на першому місці. Успішне впровадження починається згори: керівники встановлюють пріоритети, розподіляють ресурси та підкреслюють, що цифрова трансформація є важливою для конкуренції. Суперкористувачі та оперативний персонал потім реалізують це бачення, впроваджуючи нові інструменти, навчаючи колег і вбудовуючи цифрові робочі процеси в щоденні операції. Поступове розгортання допомагає організаціям зміцнити довіру та зберегти імпульс.
Виплата зрозуміла. Компанії, які розглядають трансформацію як організаційне зобов’язання, а не лише програмне забезпечення, бачать більш плавне розгортання та більшу віддачу. Коли підвищення ефективності реінвестується, вигоди збільшуються.
Берк зазначає: “Впровадження технологій має відбуватися зверху вниз. Без цього зобов’язання ви не виграєте в цьому”.
Рішення від CargoWise Landside як активатор
П’ять найкращих практик, викладених тут — оцифрування передньої частини, оптимізація взаємодії водіїв, автоматизація видимості, оптимізація виставлення рахунків і забезпечення організаційної прихильності — все більше не підлягають обговоренню в системі переробки. Але для їх досягнення потрібні не лише окремі виправлення.
Саме тут на допомогу приходить CargoWise Landside. Рішення об’єднують усі етапи процесу доставки, від ставок і замовлень до виставлення рахунків і розрахунків, усуваючи потребу в системах «клаптиків». Клієнти часто дивуються, знаходячи всі ці можливості в одному рішенні.
«Широкий спектр пропозицій CargoWise Landside дозволяє компаніям, що перевозять контейнери, оцифрувати всі аспекти своєї роботи, щоб зменшити витрати, збільшити дохід і задовольнити зростаючі вимоги своїх клієнтів», — говорить Берк.
І хоча сьогоднішній тиск вимагає швидкості та точності, CargoWise Landside також готує операторів до того, що буде далі. Завдяки інноваціям у штучному інтелекті, прогнозній аналітиці та автоматизації платформа гарантує, що компанії не просто вирішують сьогоднішні проблеми, а й готуються до можливостей завтрашнього дня.
Об’єднавши ці найкращі практики на одній платформі, оператори захищають маржу, ефективно масштабують і створюють стійкість до майбутніх викликів.
Посилання на ресурс: https://www.cargowise.com/landside/